Kelemahan Dan Keuntungan Sistem Informasi Manajemen

Kemajuan informasi diberbagai bidang telah dirasakan manfaatnya didalam kehidupan sehari-hari, baik bidang yang dikelola oleh instansi pemerintah maupun swasta. Kemajuan tersebut mempunyai peranan yang sangat penting dalam pembangunan nasional karena pembangunan yang dilakukan pada hakekatnya adalah merupakan suatu proses perubahan yang terus-menerus menuju pada perbaikan dan kemajuan,dimana saat ini telah menyentuh berbagai bidang. Kemajuan yang telah dicapai salah satunya yaitu bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.

Perkembangan informasi saat ini memunculkan harapan yang dapat meningkatkan cara kerja yang efektif dan efisien. Dalam melaksanakan aktifitas pada instansi pemerintah maupun swasta dalam mengambil keputusan Salah satu kebutuhan dari organisasi swasta maupun pemerintah dalam penyediaan sarana informasi adalah informasi yang berbasis teknologi. Dimana system yang telah menggunakan komputerisasi memiliki tingkat kehandalan yang jauh lebih cepat serta lebih efisien dalam pengolahan data bila dibandingkan dengan system manual, sehingga kebutuhan akan adanya komputerisasi dalam pengolahan data sangatlah dibutuhkan.

KELEMAHAN DAN KEUNTUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem dapat didefinisikan menjadi dua penekanan yaitu dengan menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Definisi sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah:“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

Sedangkan definisi sistem yang menekankan pada elemennya adalah:“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.[1]

Informasi merupakan sekumpulan data yang telah diproses menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya, sehingga dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Sumber informasi tersebeut adalah data.Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak dan tidak memiliki arti apapun, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Dari informasi yang akan dihasilkan harus memiliki kualitas informasi yang baik. Adapun kualitas informasi yang perlu diperhatikan diantaranya: akurat, tepat waktu dan relevan.

Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis bahwa sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”[2]

B. Kelemahan dan Kebutuhan Sistem Informasi

Analisis sistem merupakan langkah awal dalam pengembangan sistem dan merupakan pondasi yang menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan. Tujuan utama dari analisis sistem informasi adalah menentukan kelemahan dari proses bisnis sistem yang lama sehingga dapat menentukan kebutuhan untuk sistem yang baru.

Kelemahan Sistem

Untuk mengidentifikasi masalah perlu dilakukan analisis terhadap sistem yang lama untuk mengidentifikasi kelemahan sistem tersebut. Dengan melakukan identifikasi pada sistem yang lama, diharapkan sistem baru akan mengalami peningkatan. Berikut kelemahan sistem dengan menggunakan kategori PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service):

1. Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga tujuan dapat segera tercapai. Pengukuran kinerja dapat diukur dari jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari suatu sistem. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan Response Time adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan oleh sistem tersebut.Berikut adalah hasil analisisnya:

a. Throughput : Dapat melayani 30-35 siswa dalam waktu 15-30 menit, karena guru harus mengetik nilai dan dicetak kemudian ditempelkan di papan pengumuman.
b. Response Time: Respon terhadap permintaan membutuhkan waktu yang cukup lama (15 sampai 20 menit), karena data masih tersimpan dalam bentuk arsip atau buku-buku yang setiap harinya mengalami penambahan data.

2. Informasi (Information)

Informasi merupakan hal penting dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila informasi yang dihasilkan akurat, tepat waktu, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Jika suatu

sistem tidak dapat memberikan informasi dengan tepat dan akurat, maka sistem tersebut perlu dianalisa kembali untuk diketahui kekurangannya.

a.    Akurat

Penyampaian informasi (presensi, perilaku tata tertib, nilai dan pembayaran spp) siswa yang diketahui orang tua sebelum akhir semester kemungkinan dari anak mereka. Dan ada kemungkinan anak mereka tidak jujur sehingga informasi tersebut yang didapatkan orang tua sudah tidak akurat lagi.

b.    Tepat Waktu

Informasi data presensi dan nilai siswa didapatkan orang tua pada saat menerima hasil raport siswa diakhir semester. Sehingga mereka tidak dapat mengetahui langsung informasi presensi tiap bulan dan berapa nilai-nilai ujian anaknya yang didapatkan selama proses belajar mengajar di sekolah.

c.    Relevan

Karena orang tua siswa tidak mendapatkan informasi nilai selama proses belajar mengajar maka informasi nilai yang dihasilkan kurang relevan bagi orang tua.

3. Ekonomi (Economy)

Ekonomi merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang dikembangkan. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. a. Biaya Jumlah biaya yang dikeluarkan untuk menginfomasikan hasil nilai-nilai siswa yang secara manual membutuhkan biaya yang banyak, karena data nilai tersebut harus dicetak dan bahkan disalin sampai beberapa lembar. b. Manfaat Informasi yang disampaikan belum cukup jelas dan kurang lengkap sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang dikeluarkan, karena masih bersifat arsip atau buku-buku.

4. Pengendalian (Control)

Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan keberdaannya, yaitu untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang ada. Dengan adanya pengendalian, maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat teratasi.

a. Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga kehilangan data sering terjadi.

b. Sulit dikontrol, karena informasi sudah tersebar lewat papan pengumuman atau lembaran data nilai yang diedarkan.

5. Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berbeda dengan ekonomi, bila ekonomi berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan dengan pengeluaran atau biaya yang paling minimal, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan optimal. Komoditas yang akan dinaikkan atau diturunkan dapat berupa manusia, uang, waktu, atau sumber daya lainnya.

a. Pengendalian terhadap hak akses Untuk pembuatan laporan yang akan diberikan kepada orang tua siswa sangat banyak, sedangkan data-data tersebut belum tersusun dengan jelas dan masih banyak yang terpecah-pecah sehingga akan membutuhkan sumber daya manusia yang banyak.

6. Pelayanan (Service)

Analisis ini berhubungan dengan pelayanan yang lebih baik, yang diberikan oleh sistem. Analisis pelayanan ini diberikan tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data serta dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat.

a. Pelayanan Pelayanan yang diberikan sekolah untuk orang tua siswa dalam hal menginformasikan data (presensi, pelanggaran tata tertib dan nilai ujian) siswa masih kurang.Karena orang tua hanya mendapatkan langsung dari laporan hasil pendidikan diakhir semester.[3]

Kebutuhan Sistem

Dalam perancangan sistem infomasi diperlukan perangkat teknologi pendukung yang memadai agar sistem berjalan dengan baik serta dapat diperoleh informasi yang lebih optimal dan tepat serta kualitas kerja agar lebih meningkat. Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan sistem terdiri dari kebutuhan fungsional dan nonfungsional.

1. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi layanan informasi apa saja yang perlu disediakan oleh sistem, bagaimana sistem menerima dan mengolah masukan, dan bagaimana sistem mengatasi situasi- situasi tertentu. Berikut kebutuhan fungsional pada Sistem informasi kesiswaan:

a. Pengguna dapat melakukan pendataan siswa, orang tua, guru, mata pelajaran, kelas, ujian, presensi, pelanggaran tata tertib, pembayaran spp dan nilai siswa.

b. Sistem mampu memproses layanan informasi pesan sms yang diterima dari client dan dapat membalas pesan tersebut dengan mengirimkan pesan sms balasan sesuai data yang terdapat dalam database yang ada dikomputer server.

2. Kebutuhan Non-Fungsional

Kebutuhan nonfungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi perilaku yang dimiliki oleh sistem. Perencanaan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem terdiri dari :

a. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Analisis kebutuhan perangkat keras yang digunakan bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem. Perangkat keras yang dibutuhkan adalah peralatan yang mendukung dalam melakukan pengolahan data dan penyajian layanan informasi ke publik. Spesifikasi minimal perangkat keras (hardware) yang disyaratkan dalam implementasi sistem adalah :

Prosesor : Intel P4 speed 3 GHz
Harddisk : Seagate 80 GB  RAM : Visipro 1– 2 GB
Monitor : Samsung 15”
Keyboard + mouse
Modem GSM Prolink HSPA

b. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Pada perancangan aplikasi yang berbasis SMS Gateway ini, perangkat lunak yang digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional SP 2 sebagai sistem operasi. Untuk software aplikasi, menggunakan perangkat lunak yang dapat berjalan di sistem operasi Windows, yaitu Netbeans 6.9.1 IDE sebagai program aplikasi untuk pemrograman Java, MySQL sebagai database server, XAMPP versi 1.7.4 sebagai server untuk database MySQL, Mozilla Firefox sebagai web browser untuk menjalankan database MySQL dan Prolink HSPA Modem sebagai SMS Server.

c. Kebutuhan Pengguna (User)

Dalam pemanfaatan aplikasi berbasis SMS Gateway ini, berdasarkan manfaat kebutuhan pengguna dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

Operator. Dalam implementasi sistem ini yang akan banyak mengoperasikan program aplikasi ini adalah operator yang telah diberikan wewenang oleh penanggung jawab/admin. Operator diberikan hak akses oleh admin untuk menjaga dan melindungi sistem aplikasi ini.
Orang tua dan siswa sebagai client. Orang tua dan siswa sebagai client, merupakan user biasa yang menggunakan aplikasi tersebut untuk mengetahui informasi (presensi, perilaku tata tertib, nilai dan pembayaran spp) siswa melalui pengiriman SMS dari ponsel client ke modem GSM yang terhubung dengan komputer server.

d. Kebutuhan Informasi

Informasi merupakan output utama yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut. Informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh para pengguna, yaitu :

Operator. Kebutuhan data atau informasi yang dibutuhkan operator, antara lain: data siswa, data orang tua, data presensi siswa, data pelanggaran tata tertib siswa, data informasi pembayaran spp dan data nilai siswa. Sedangkan operator dapat melihat, menambah, dan mengubah dan menghapus data.
Orang tua dan siswa sebagai client. Dalam hal ini, sistem informasi yang ada akan mempermudah orang tua maupun siswa untuk mengetahui informasi data presensi siswa, data perilaku tata tertib siswa, cek pembayaran spp siswa dan nilai-nilai siswa dengan melalui pesan layanan SMS. Penyampaian informasi tersebut dapat diakses oleh orang tua dan siswa setiap waktu dan dimanapun setelah data disimpan dalam database yang ada di komputer server.[4]

C. Keuntungan Adanya sistem Informasi Kesiswaan

Keuntungan-keuntungannya diantaranya yaitu:

Data-data administrasi Sekolah dan akademis Siswa, dikelola dan diarsipkan secara rapi.
Penghemataan pemakaian kertas, tinta printer, dll.
Penghemataan waktu dan biaya dalam mengirimkan pengumuman ke Orang tua dan Siswa.
Mempercepat dalam memberikan layanan administrasi dan akademis kepada Orang tua dan Siswa.
Pihak Sekolah dan Orang tua dapat berinteraksi/berkomunikasi secara maksimal/aktif dalam memonitoring perkembangan akademis Siswa.
Orang tua menjadi lebih bertanggung jawab dalam memonitoring perkembangan akademis Siswa.
Aplikasi terhubung dengan 3 pengguna yaitu Siswa, Guru dan Orang tua.
Informasi disampaikan secara realtime, akurat dan lengkap.
Informasi dapat dibaca/akses secara online dan offline.

Keuntungan Bagi Sekolah & Guru

SISKA memudahkan sekolah dalam mengelola data-data akademis dan memberikan informasi kegiatan akademis kepada Orang tua dan Siswanya.
Logo Sekolah akan tampil di Halaman Login aplikasi.
Nama Sekolah akan menjadi lebih bernilai tinggi.
SISKA memudahkan guru dalam memberikan informasi kegiatan akademis seperti : pengumuman, tugas, nilai tugas, jadwal pelajaran dan jadwal ujian kepada siswanya.
SISKA memudahkan guru untuk mendapatkan informasi seperti : pengumuman, daftar tugas, daftar nilai tugas, jadwal mengajar dan jadwal ujian.

Keuntungan Bagi Orang Tua (Wali Murid)

SISKA memudahkan orang tua untuk mendapatkan informasi pengumuman dan data-data akademis siswa dari pihak sekolah (guru atau petugas sekolah).
Orang tua dapat dengan cepat mengetahui perkembangan putra putrinya dalam hasil belajar, tugas dan ujian.
Orang tua dapat segera memberikan motivasi dan pengawasan kepada putra putrinya, supaya meningkatkan intensitas belajarnya.

Keuntungan Bagi Siswa

SISKA memudahkan siswa untuk mendapatkan infomasi (pengumuman, tugas, nilai dan mata pelajaran) dari pihak sekolah.
Siswa dapat dengan cepat mengetahui nilai ujian dan tugas, sehingga bisa segera meningkatkan intensitas belajarnya.
Siswa dapat berinteraksi langsung dengan Guru, diluar Sekolah atau dimanapun Siswa berada.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007.
Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1990.
Sismoro, H, Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer, Yogyakarta : Andi Offset Andi, 2005.
Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Akademik berbasis SMS dengan Java, Jakarta : Salemba Infotek, 2005.

FOOTNOTE

[1] Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offset, 1990. hal. 1

[2] Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi offset, 1990. hal 11

[3] Al Fatta, Hanif, Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset, 2007. Hal. 15

[4] Sismoro, H, Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer, Yogyakarta : Andi Offset Andi, 2005. Hal. 36